Jste ve vaší firmě připraveni na implementaci ERP?

V dnešní době se společnosti stále častěji odhodlávají k zavedení ERP systému především z důvodu rostoucí konkurence na tuzemském trhu, kvůli vstupu na zahraniční trhy či integraci do EU. Důsledkem toho je rovněž nezbytnost souladu jejich činnosti s mezinárodními normami. Každý odborník, jenž se někdy zúčastnil podobného projektu, vám řekne, že výběr ERP představuje pro zákazníka poměrně značný problém.

Proč? Důvodů je více – počínaje nejistotou, zda je vůbec potřeba takový systém mít, a konče omezeními zákazníka ohledně rozpočtu, zdrojů a časových termínů. Celou věc ještě komplikuje , když potenciální zákazník a společnost, která ERP implementuje, nehovoří „stejnou řečí“.

Aby ve vaší společností proběhl proces zavádění ERP bezbolestně a úspěšně, je třeba učinit některé přípravné kroky. Za prvé: Cíle projektu musejí být racionální, konečné a přehledné a pro zjednodušení plánu projektu je třeba je rozdělit na hlavní a vedlejší. Při zdánlivém snížení požadavků na výsledek bude projekt levnější a přinese vyšší zisky. Za druhé: I vaše společnost, jako zákazník, musí nést svůj díl odpovědnosti za úspěch realizovaného projektu. Postoj „já platím – vy implementujete“ odporuje stanoveným cílům. Vždyť dodavatel nejen instaluje software na počítačích zákazníka, ale zajišťuje i školení zaměstnanců a předává informace o metodice a funkčnosti nového systému. Za třetí: Nezapomínejte, že zaměstnanci nejrůznějších oddělení se přímo zapojují do procesu realizace. Hlavní zátěž při zavádění systému dopadá na nejnižší a střední pracovníky, zatímco vrcholový management přijímá rozhodnutí o nezbytnosti systému jako takového. Je zřejmé, že vedení společnosti musí zaměstnance přesvědčit o důležitosti inovace a zajistit podmínky pro vytvoření osobního přístupu k projektu.

Před zaváděním ERP systému byste rovněž měli definovat vedlejší úlohy. Paralelně se ve společnosti realizují i další úkoly zaměřené na zvyšování efektivity práce jako například formalizace interních podnikatelských procesů, upgrade stávající IT infrastruktury, školení personálu, zvýšení počítačové gramotnosti zaměstnanců a jiné. Je žádoucí, aby se implementující konzultanti mohli účastnit i těchto projektů, a zajistili tak stejnou logiku podnikatelských procesů a postupů. Nakonec je ještě třeba vyhradit potřebné zdroje. Standardním problémem všech projektů zavádění ERP systému je nedostatek kvalifikovaného personálu.

Nekvalifikovaný či nemotivovaný zaměstnanec může celý proces zpomalit nebo zcela nabourat, nedostatek personálu schopného pracovat s novým softwarem zase ohrožuje provoz systému a realizaci stanovených strategických cílů. Ještě před začátkem projektu by měl zákazník vypracovat program zajištění nezbytných lidských zdrojů, určit hranice odpovědnosti a delegovat rozhodovací pravomoci. Je důležité, aby měl vedoucí projektu ve firmě autoritu již na počátku implementace a nemusel ji získávat až v jejím průběhu.

Z uvedeného lze tedy vyvodit následující: Zákazník a dodavatel by měli spolupracovat, předávat si nezbytné informace a sdílet odpovědnost za úspěch projektu. Teprve v takovém případě lze hovořit o zdařilé implementaci.

Autor je ředitelem firmy Innoware CZ