Většina firem nemá tušení o výši nákladů na tisk

OKI Printing Solutions a Česká marketingová společnost (ČMS) uskutečnily průzkum o využití tisku v malých a středních firmách. Cílem bylo zmapovat, co a jak ve firmách tisknou, jakou mají představu o výhodách a nevýhodách tisku, který zadávají externě a tisku přímo ve firmě.

Výzkum dále zjišťoval představy respondentů o cenách za obvykle tištěné materiály, a také, zda a jak sledují své náklady na tisk. Průzkum byl postaven na individuálních rozhovorech s odpovědnými pracovníky firem a následném skupinovém rozhovoru vedeném odbornicí na marketingovou komunikaci a psychologii reklamy, předsedkyní ČMS, doc. PhDr. Jitkou Vysekalovou, Ph.D.

Internet vs. papír.
Základním zjištěním bylo, že přes masivní nástup internetu jsou tištěné materiály považovány za velmi důležité a v rámci firemní komunikace prozatím za nenahraditelné. Výtisk na papíru je považován za přehlednější, je možné mít ho u sebe a případně si do něj psát poznámky a přečíst si ho i mimo pracoviště a vracet se k němu. Ve firmách se tiskne prakticky vše, od vizitek přes katalogové listy až po plakáty.

Kdo tiskne nejvíce?
V segmentu středních a malých firem si firmy vytvářejí přes 40 % tištěných materiálů interně, v menší míře spoléhají na reklamní agentury nebo na grafická studia. Způsob tisku (interně/externě) souvisí s objemem tisku, převažuje externí tisk, ale například vizitky a letáky si firmy tisknou ve 20 % interně, a v případě nabídkových listů dokonce 30 %. Podíl interního tisku neustále roste.

Externě či interně?
Při rozhodování zda tisk zadat jinam či tisknout ve firmě, hraje roli počet potřebných výtisků, formát materiálu, náročnost dokončovacích prací a potřeba personalizace. Účastníci výzkumu většinou uváděli, že pro vnitřní potřebu firmy a pro nenáročnou klientelu pracovníci tisknou jednoduché černobílé letáky, třeba i na barevném papíru. Barevný tisk a kvalitní papír využívají pro nabídky, velké zakázky, případně u nadací žádosti sponzorům. Materiály tisknou od desítek až po tisíce kusů. Většinou se množství pohybuje ve stovkách, což je množství vhodné především pro tisk přímo ve firmě.
Jako hlavní důvody pro vlastní tisk je uváděna možnost okamžitého tisku, operativnost a pružnost. Důležitou roli hraje také personalizace tisku a možnost vytištění pouze potřebného počtu výtisků, a to již od 1 kusu. Důležitou výhodou je, že není třeba nic zařizovat, není nutno spoléhat se na splnění termínu dodání se strany tiskáren, zpravidla v rozsahu 7-14 dnů. Nevýhodou interního tisku je především práce navíc, při větším počtu kusů je výhodnější tisknout na ofsetu. Hlavními důvody pro využívání externího tisku jsou kvalita, komplexnost a profesionalita služeb a méně často také cenová výhodnost a úspora pracovní síly, případně méně starostí. Proti externímu tisku však hovoří vyšší cena při malých zakázkách, nedodržení termínů, složitá reklamace, malá flexibilita, zdlouhavost výroby. Hranicí, kdy je ještě výhodné tisknout materiály ve firmě a kdy už je lepší je zadávat, byl pro většinu respondentů náklad 200 – 300 kusů výtisků.

Kvalita laserového tisku
Respondentům byly předloženy vzorky výtisků z barevné tonerové tiskárny. Všichni účastníci (až na výjimky) uváděli, že výstup z laserové tiskárny je srovnatelný s kvalitou ofsetu. Ze 60 respondentů označilo na škále 1-5: 21x 1, 31x 2, 8x 3, ostatní známky nebyly uděleny. 95 % respondentů si myslí, že barevný laserový tisk si dnes může dovolit i malá firma.

Kolik nás stojí tisk?
Účastníci výzkumu měli odhadnout cenu tištěných materiálů při tisku na laserové tiskárně. Když měli na výběr ze 3 možností, správnou cenu spíše tipovali, než aby měli konkrétní představu. Pokud ovšem měli odhadnou cenu bez pomoci, jejich odhady se rozcházely o více než 1300 % (například u jednoduchého letáku A4 s jednostranným potiskem odhadovali kusovou cenu při tisku 10 ks v rozsahu 1,50 až 20 Kč). Nepříliš úspěšné bylo i odhadování, která technologie (laser, inkoust, ofset) bude nejvýhodnější při tisku 100 ks barevných letáků. 42 % respondentů uvedlo špatnou odpověď. Porovnání představy o konkrétních cenách tisku na výše uvedených třech technologiích dopadlo ještě hůře. Pracovníci malých a středních firem mají jen povrchní znalosti o nákladech na firemní tisk.

Výběr tiskárny
Všichni účastníci skupinového rozhovoru se shodli na tom, že při výběru tiskárny je důležitá nejen pořizovací cena, ale také náklady na tisk.85 % respondentů v individuálních rozhovorech uvedlo, že při výběru jsou nejdůležitější provozní náklady. Důvodem je nejčastěji jmenovaná ekonomika a efektivita provozu, protože právě při vyšším objemu tisku hrají režijní náklady rozhodující roli. Skutečností však je, že v ČR se prodává téměř 57 % barevných laserových tiskáren nízkých cenových kategoriích, tj. v ceně do 11.200 Kč (bez DPH, ekv. 399 EUR), tedy tiskárny s relativně vysokými náklady na tisk. (Zdroj IDC, 1. čtvrtletí 2007).

Při výběru tiskárny má rozhodující slovo majitel, ředitel a podobně. Na doporučení se podílí zpravidla technicky zaměřený pracovník firmy, osoba, která se stará o počítačovou síť a podobně. Jako zdroj informací respondenti nejčastěji uváděli doporučení od někoho s osobními zkušenostmi, od někoho, kdo se vyzná v IT, dále pak internet.

Sledování nákladů na tisk
Data z terénního výzkumu ukazují, že ačkoliv se převážná většina dotazovaných ve svých výrocích snaží dokázat, že uvažuje a jedná ekonomicky, z výsledků jasně vyplývá, že pouze 4 firmy ze 60 sledují pravidelně náklady na tisk, buď prostřednictvím softwarových nástrojů nebo za asistence správce sítě. Tedy více než 93 % malých a středních firem náklady na tisk nesleduje.

Z analýzy jednotlivých vyjádření respondentů ve skupinovém rozhovoru je též zřejmé, že náklady na tisk většinou firmy systematicky nesledují. V některých případech jsou sledovány náklady na papír, interval výměny toneru nebo začnou kontrolovat náklady v okamžiku, kdy se náklady mimořádně zvýší. Někteří uvádějí přímo, že náklady nesledují.

Zdroj: Oki