Jak zvolit systém pro správu obsahu?
(část 1: Co je co?)

Trh systémů pro správu obsahu je relativně mladý a rozvíjí se vysokým tempem, volba proto nemusí být snadná. Snadné nalezení požadovaných dat, stejně jako srozumitelnost informace jsou dnes pro fungování firem životně důležitým faktorem. Podle studie IDC kvalifikovaní pracovníci stráví hledáním informací 15-30 % své pracovní doby a podíl úspěšných hledání přitom činí v průměru v 50 % z celkového času nebo méně.

„Firmy dnes utratí něco mezi 5-15 % svých příjmů za údržbu svých dokumentů (z nichž většinu tvoří ty papírové). Ve snaze řešit tento problém tak všechny firmy, malé i velké, chtějí přejít na bezpapírový provoz,“ říká Dan Smith, produktový manažer společnosti Xerox International.
S ohledem na historický vývoj není nijak překvapivé, že papír ve většině firem stále hraje zásadní roli. Dnes však organizace věnují značné úsilí tomu, aby zvýšily produktivitu prostřednictvím automatizace a přehodnocení na papír orientovaných obchodních procesů.

Co je co?

Na trhu dodnes panuje značná míra nejistoty ohledně pojmů Content Management (správa obsahu) a Document Management (správa dokumentů), které jsou velmi často používány jako synonyma. Pravdou však je, že označují samostatné funkce a různé prostředky interakce.

Document management se vyvinul už dlouho před nástupem internetu a stále se do značné míry vztahuje k „tradičním“ médiím (manuály, právní dokumenty, soubory, faktury atd.), a to dokonce i případě, že jsou nyní vytvářeny a udržovány v rámci plně digitalizovaného životního cyklu. Content Management naproti tomu vzniknul spolu s rozvojem internetu, specificky s nutností řešit „úzká hrdla“ na pozicích webmasterů tím, že běžným obchodním uživatelům poskytuje nástroje pro vyváření, revizi, údržbu a publikování informací na webech.

Jinými slovy, pokud potřebujete vytvářet a kontrolovat velké objemy produktových manuálů, bude zřejmě nejlepším řešením systém pro správu dokumentů. Jestliže však vyžadujete nákladově efektivní podporu pro firemní weby, jež mají nalákat a zaujmout, a starat se o údržbu prospektů, zákazníků, partnerů atd., pak pro vás bude dobrou volbou řešení pro správu obsahu.

„Na trhu tak vzniká zmatek. Ve své základní formě systém DMS obsahuje možnosti pro správu dokumentů, workflow a Records Management. V pokročilejší formě, kterou už by bylo možné označit za Content Management, přebírá kontrolu nad řízením celého životního cyklu jakéhokoliv obsahu ve firmě. Pak by pokrýval vše od vytváření po uspořádání obsahu v kombinaci s BPM (Business Process Management), BI (Business Inteligence) a někdy i s prostředky pro spolupráci,“ rozvádí definici Giovanni Evangelisti, vicepresident pro prodej v EMEA ve společnosti Hummingbird.


Microsoft zabudoval funkcionalitu pro správu podnikového obsahu do systému Office SharePoint Server 2007, který lze využít například také jako platformu pro realizaci firemních portálů či automatizaci obchodních procesů.

Pravdou je, že v současné době se nabídky produktů, stejně jako jejich definice do značné míry prolínají, takže trh nabízí více různých variací a typů systémů. Někteří výrobci tvrdí, že Content Management je v podstatě dokonalejší formou Document Managementu a takto přejímá také jeho funkce. Naproti tomu jsou zde například výrobci portálů, kteří do svých produktů rovněž zahrnují některé z funkcí, které byste běžně našli v systémech pro správu obsahu. Stále více výrobců tyto funkce přidává i do jiných produktových řad, jako jsou systémy pro spolupráci, automatizaci a řízení podnikových procesů (BPA, Business Process Automatization/BPM, Business Process Management) atd. Nezřídka se proto setkáte s tím, že každý výrobce nabídne svoji vlastní definici toho, co je systém pro správu obsahu. To vše pochopitelně volbu toho nejlepšího řešení zákazníkovi přinejmenším nezjednodušuje. Nejlepší je proto vycházet z praktických aspektů a konkrétních požadavků, které plynou z toho, co od takového systému vaše firma očekává.

V posledních měsících na trhu CMS, potažmo ECM (Enterprise Content Management) není nouze o zajímavé události – to souvisí zejména s významnými akvizicemi, například s odkoupením firmy FileNet společností IBM nebo akvizicí firmy Hummingbird společností OpenText. Do toho vstupují také výrobci jako Oracle a Microsoft, kteří jsou na poli správy obsahu stále aktivnější.

Přesto, že na trhu ECM dochází zdánlivě k zásadním změnám, není důvod k panice, neboť podle odhadů analytiků se není třeba obávat toho, že by některý z předních hráčů na trhu zaniknul. A pokud dojde k jeho akvizici, odborníci předpokládají, že dopad na zákazníka by měl být veskrze pozitivní – například v podobě lepší zákaznické péče či vyšších investic do vývoje nových technologií. Důkazem může být firma Documentum převzatá společností EMC.