ECCM – Enterprise Content & Communication Management

Globální boom informačních a komunikačních technologií ve společnostech jakékoliv velikosti či charakteru zapříčinil jednu zápornou externalitu. Spolu s čím dál tím více sofistikovanými systémy, možnostmi, o kterých se nám před pár lety ani nezdálo, výrazně narůstá počet systémů a aplikací, které mají konkrétní cíl. Jinými slovy jsou orientované na jednu specifickou oblast a tu podrobně řeší. Na první pohled se může zdát, že na tom není nic negativního, nicméně ve skutečnosti je opak pravdou. Na jednu stranu je dobré mít klíčové oblasti podpořené systémy, které je řeší opravdu detailně, je ale potřeba podívat se na to i z druhé strany. Každý systém vyžaduje ve větší či menší míře participaci uživatele - zaměstnance. Minimálně je nutné každý systém pravidelně "krmit" daty, aby měl s čím pracovat. Dále je každá aplikace jinak uživatelsky náročná. Máme zde systémy, ve kterých report vygeneruje takřka kdokoliv za pomocí několika kliknutí myši, ale vedle toho jsou zde složitější aplikace, ve kterých je potřeba trávit více času, popř. je potřeba součinnosti více lidí, aby byl kýžený výsledek zpracován. Čím více takových systémů ve společnosti existuje, tím více času zabere práce s nimi. Mnoho dílčích systémů často neumožňuje efektivní sdílení dat a možnost z "jednoho místa" zjistit stav všech oblastí z manažerského pohledu.

Vyjdeme-li z jednoduchého referenčního modelu společnosti, která vyrábí a prodává výrobky nebo také poskytuje služby, většinou zde narazíme na systém, který ze zákonné povinnosti zpracovává informace o účetnictví, systém pro řízení zdrojů (ERP), případně pro řízení výroby, skladu a logistiky, dále na obchodní systém pro komunikaci se zákazníky (CRM), reportovací nástroj pro management (BI) a mnoho dalších drobných aplikací (kancelářské aplikace, knihy jízd, docházka, výkaznictví, aj.). S tímto portfoliem samozřejmě nepracují všichni zaměstnanci společnosti, ale pouze vybraní s vybraným. Jsou zde i takové systémy a aplikace, se kterými pracují pouze jednotlivci, a to jednou za čas. Na druhé straně stojí nástroje, které řídí každodenní činnosti a tím pádem jsou mnohem více využívané i velkým počtem zaměstnanců. Nad tím vším je management společnosti, který většinou do všech systémů nepřistupuje, pouze si nechává zpracovávat reporty (sestavy), které jsou pro ně podstatné pro strategická rozhodování apod.

Co do této chvíle nebylo vůbec zmíněno, jsou podpůrné činnosti uživatelů nebo procesy související s manažerským řízením organizace. Tím jsou myšleny procesy, jako je komunikace, sdílení informací, zadávání úkolů a kontrola jejich plnění, projektově orientované řízení či řízení procesů a mnoho dalších procesů, které jsou orientované na řízení. Bohužel, výše zmíněná standardní situace velice často vede k tomu, že pro manažerské řízení organizace jsou využívány prostředky jako je e-mail, ústní komunikace či různá sdílená úložiště. Manažerské řízení ale zásadně ovlivňuje samotnou existenci organizace a tak by tato oblast neměla být podceňována. Naopak, zejména tato oblast by měla být řešena maximálně systematicky!

Zmíněné procesy orientované na řízení lze realizovat nad typickými systémy ICT portfolia organizace prostřednictvím systému Enterprise Content & Communication Management (dále jen jako "ECCM"). Systém ECCM je postaven na aplikační platformě Unicorn Universe, a na rozdíl od typických informačních systémů organizace je orientován na řízení společnosti, tedy na procesy a jejich standardizaci, na sdílení informací mezi zaměstnanci a na správu libovolných dokumentů včetně řízených přístupových práv. Klade veliký důraz na jednotnou komunikaci uvnitř společnosti s cílem maximálně eliminovat používání e-mailu, který je v současné době považován již za nespolehlivý komunikační kanál a je třeba jej v rámci vnitrofiremní komunikace nahradit jiným spolehlivým řešením.

Koncept ECCM může být libovolně rozšiřován, protože generický model, na kterém je systém založen může být využit pro pokrytí libovolné oblasti, ať už se jedná o správu majetku, řízení vztahů se zákazníky, řízení projektů a mnohé další.

ECCM  disponuje těmito základními vlastnostmi:

• Správa dokumentů
• Sdílení informací
• Úkoly a komunikace
• Digitální pracovní prostor
• Procesy
• Organizační struktura
• Přístupová práva
• Komunikace s okolními systémy

Správa dokumentů
V rámci každodenních činností podniku se vytváří a zpracovává velké množství informací, které je nutné ukládat, spravovat, řídit a sdílet mezi zaměstnanci.

Sdílení informací
Informace uložené v systému je třeba sdílet mezi zaměstnanci tak, aby měli k dispozici veškeré informace, které potřebují pro svou práci a zároveň neměli přístup na informace, které vidět nemají.

Úkoly a komunikace
S ECCM získáte přehled o všech úkolech, které řešíte nebo jste někomu zadali. Budete informování o průběhu řešení úkolů a můžete o jejich řešení komunikovat. Navíc budete mít ihned přístup k dokumentům, které s plněním konkrétního úkolu souvisí.

Digitální pracovní prostor
Úkoly jsou v systému vždy spojeny s věcnou informací a záznam o nich se propaguje do digitálního pracovního prostoru zadavatele a řešitele. Oba jsou o úkolu náležitě informováni. Stejně tak veškeré schůzky, které jsou navíc zobrazeny v osobním diáři, který lze synchronizovat s mobilním zařízením.

Procesy
ECCM podporuje standardizaci v procesním řízení, umožní vám dělat věci opakovaně a rychleji, měřit, srovnávat, zlepšovat. Vybrané aktivity v rámci procesu je možné automatizovat pomocí skriptů. Může jít o různé výpočty, rozhodování o dalším postupu na základě složitých podmínek, automatizované vyřízení objednávky nebo požadavku apod.

Organizační struktura
V systému je simulována reálná organizační struktura podniku - jeho organizační jednotky a pracovní role. Každý dokument v systému ECCM je uložen v organizační jednotce, kam patří, a mají k němu přístup pouze lidé obsazení v rolích dané organizační jednotky nebo jejich nadřízení.

Přístupová práva
V ECCM se přístupová práva odvozují z organizační struktury simulované v systému nebo vyplývají z úkolů, které uživatel řeší (tzv. implicitní práva). Pokud standardní práva nestačí, lze konkrétním uživatelům přidělit práva ke konkrétním informacím (tzv. explicitní práva).

Komunikace s okolními systémy
Systém ECCM  disponuje standardním rozhraním webových služeb a tím dává k dispozici potřebné funkcionality externím aplikacím. Díky tomu lze z ECCM vytvořit jednotný front-end nad více systémy a zobrazovat data například z ERP či jiných informačních systémů nebo naopak volat funkčnosti ECCM jinými externími aplikacemi.

Software as a Service
ECCM je poskytováno prostřednictvím internetu jako služba, tzn. systém je provozován v datacentru poskytovatele. Odpovědnost za bezpečnost dat, zálohování, údržbu provozního hardware nese poskytovatel. Organizace se tak může soustředit pouze na to, co je pro ni důležité - tím je manažerské řízení, nikoliv provoz informačního systému.

Autor pracuje jako ředitel produkčního streamu ve společnosti Unicorn Systems.

Při psaní tohoto článku autor čerpal ze znalostní databáze Unicorn Idea Bank, do které přispívají různí autoři.