Ochrana před podvody

Přínosy digitalizace dokumentů pro jejich efektivní zpracování v rámci firemních procesů a pohodlnější i spolehlivější archivaci jsou všeobecně známé. Digitalizace má ovšem i řadu dalších výhod spojených s bezpečností a zachováním integrity důležitých firemních dokumentů. Obecně lze digitální dokumenty velmi dobře chránit před ztrátou, odcizením, zneužitím nebo neoprávněnou změnou. Pouze je třeba na zajištění ochrany dokumentů pamatovat již při volbě použitého řešení na digitalizaci a správu dokumentů.

K nejasnostem, či dokonce pokusům o podvody dochází často při kombinování elektronické a papírové cesty zpracování dokumentů. Typicky smlouvy se nejprve vyjednávají a ladí v elektronické podobě, zasílané v postupných revizích, až do okamžiku, kdy obě strany souhlasí a jedna z nich hotovou smlouvu vytiskne, podepíše a zašle k podpisu smluvnímu partnerovi.

Pokud se ale do vyjednávání o smlouvě zapojí také osobní nebo třeba telefonická jednání, může dojít k nedorozuměním a následnému nesouladu mezi odsouhlasenou finální verzí elektronického dokumentu a podepsaným papírovým originálem. Výjimkou nejsou ani případy úmyslného pozměnění dokumentu.

Ruční kontrolou papírových dokumentů oproti jejich digitálním verzím tráví administrativní pracovníci dlouhé hodiny. S využitím digitalizace je ale možné se této nepříjemné a zdlouhavé práci vyhnout. Využít lze technologie na OCR (Optical Character Recognition), tedy optického rozpoznávání znaků. OCR se obecně používá především při kompletní digitalizaci papírových dokumentů, konkrétně při vytěžení jejich obsahu. OCR zajistí přenos textového obsahu do firemních systémů, například údajů z papírových faktur do účetního systému, dodacích listů do ERP atd. Díky vytěžení obsahu papírových dokumentů pomocí OCR lze také následně indexovat a prohledávat kompletní obsah dokumentů.

Technologie OCR ale může mít i další využití, které souvisí s bezpečností a ochranou před podvody. Některé aplikace jsou vybaveny funkcí přímo určenou na porovnávání dokumentů v různých formátech. Aplikace rozpozná textový obsah naskenovaného papírového dokumentu a porovná jej s jeho elektronickou verzí. Odhalí přitom jak změny v obsahu, tak i jeho formátování. Automatizace porovnávání obsahu umožňuje rychle zkontrolovat velké množství dokumentů.