Společnosti potřebují výkonné komunikační nástroje

Mnozí z nás si jistě pamatují dobu, kdy nejrychlejším komunikačním prostředkem byl telefon, vše bylo nutné psát ručně (nebo případně na psacím stroji) a manipulovalo se převážně s informacemi v papírové podobě. I když bylo pochopitelně možné v té době fungovat, o nějaké efektivitě se z dnešního pohledu dá hovořit jen velmi obtížně.

Co si vlastně můžeme představit pod pojmem komunikace ve firmě? Dalo by se říci, že je to cokoli, co se alespoň vzdáleně dotýká zaměstnanců (včetně vedení) a toku informací. Za komunikační nástroje lze tedy kromě přímých (telefon, pošta, osobní komunikace) považovat i třeba interní dokumentaci, intranetové stránky nebo jídelní lístek v závodní jídelně.

Internet vládne komunikaci
Opravdovým milníkem v oblasti komunikace byl vznik internetu. V té době si paradoxně nikdo neuvědomoval, jak velký dopad bude mít na komunikaci. V současné době jde nejspíš o nejefektivnější komunikační nástroj, který máme k dispozici, a to v jakékoli podobě. Otázka tedy zní: proč jej co nejvíce nevyužít k co nejefektivnější komunikaci ve společnosti?

Internet a intranet v sobě zahrnují spoustu možností. Od asi nejrozšířenějších internetových stránek a elektronické pošty přes internetové komunikátory (instant messengery), videokonference a internetová fóra až po intranetové portály a dokumentační „wiki“ stránky.

Služby v cloudu – budoucnost internetu?
Stále více služeb se nachází v tzv. cloudu. Pro koncové uživatele to má řadu výhod, charakteristické jsou například platba pouze za využívanou službu (a ne např. za celý server) a možnost danou službu využívat z více míst nebo zařízení současně. Pokud se zaměříme na komunikační nástroj tohoto typu, mohli bychom jako příklad uvést Office 365 společnosti Microsoft. E-maily jsou na serverech Microsoftu a společnost potom platí podle toho, kolika pracovníkům zřídí účet.

To s sebou přináší i několik dalších výhod. Zaměstnanci se dostanou k pracovním e-mailům jak z kanceláře, tak z domova, a to bez nutnosti připojování prostřednictvím VPN. Kromě e-mailů je k dispozici také komunikátor Microsoft Lync, který umožňuje videohovory a internetové prezentace s možností sdílení dokumentů a plochy.

Vzhledem k aktuálnímu rozšíření internetu je zřejmé, že velké procento pracovníků má doma připojení k internetu. Jednoduchost přístupu k pracovnímu e-mailu může tento komunikační prostředek posunout na zcela novou úroveň. V praxi bylo vypozorováno, že zaměstnanci, kteří mají jednoduchou možnost připojení k firemní elektronické poště, se k ní častěji připojují i ve svém volném čase, a to dokonce bez toho, aby jim to někdo přikazoval. Zákazníci takové organizace tedy dost pravděpodobně získají odpověď na svůj e-mail rychleji a efektivněji. O vnitrofiremní komunikaci ani nemluvě.

Dokumentujte efektivně
Jedním z důležitých kroků k efektivní vnitrofiremní komunikaci je dobrý přístup k dokumentaci a dokumentům všeobecně. Co z toho, že zaměstnanec A vymyslí dobrý postup, jak pravidelně řešit jeden konkrétní úkol, když se o tom nikdo další nemá možnost dozvědět? Ví někdo spolehlivě, na čem zaměstnanec B pracuje? Pokud by náhle onemocněl, je poměrně obtížné jej zastoupit, protože se o jeho práci, když ji dělal dobře, nikdo moc nezajímal. Najednou tu však není.

To jsou příklady situací, kterým lze předejít kvalitní vnitrofiremní dokumentací. Zejména u větších společností jde o standard, ale není důvod, proč by si tento dobrý a efektivní proces nemohly osvojit také malé a střední firmy. Nástrojů pro tento účel je opravdu hodně, dobrým příkladem by mohl být třeba Microsoft SharePoint, Gogole Apps či Lotus Notes.

Pro firmu je také vhodné mít nějaké centrální úložiště dokumentů. Předchází se tak nutnosti posílat e-mailem objemné soubory, také je ale tento model lepší i z pohledu zálohování a již zmíněné zastupitelnosti. Na jednom dokumentu pak může s využitím vhodných nástrojů pracovat i celý tým pracovníků a ve stejné chvíli může mít k takovému dokumentu přístup zbytek firmy.

Efektivní komunikace umí ušetřit náklady
Nákladům na komunikaci se žádná firma nevyhne. Existuje však způsob, jak ze služeb, které platí, získat co nejvíce. Velmi oblíbenou službou je například VoIP (Voice over Internet Protocol), kterou u nás již provozuje velké množství společností. Uživatel již ani nemusí mít vlastní ústřednu, ta může být virtuální a umístěná u poskytovatele. Její vlastnictví však přináší určité výhody. VoIP dokáže ušetřit nemalé částky při volání jak po České republice, tak zejména do zahraničí.

Dobrý tip jsou také mobilní služby. Bez nich se v současné době pravděpodobně žádná firma neobejde, o to větší pozornost je však třeba této oblasti věnovat. Tarify všech operátorů se neustále mění a není výjimkou společnost, která platí několikanásobně vyšší ceny, než by musela, třeba proto, že má staré nebo nevhodně zvolené tarify.

Mobilní služby nejsou jen o volání, většina tarifů s sebou přináší také mobilní internet. Proč jej tedy nevyužít? Pracovník tak může mít například internet v mobilu stále k dispozici. Když už má stálý přístup k e-mailu, proč to nevyužít a místo telefonování neposlat zprávu prostřednictvím elektronické pošty?

Poslední větší oblastí jsou videokonference. Ty jsou zajímavé zejména v případě, kdy se více pracovníků nachází na odlišných místech. Není pak nutné organizovat osobní mítinky a hradit cestovní náklady, stačí jednoduše vytvořit videokonferenci. Všichni zaměstnanci si pak sdělí vše potřebné a dohodnou se třeba na další strategii. Rozdíl je v tom, že firma ušetří čas a náklady.

Práce z domova by neměla být tabu
V zahraničí je práce doma zcela běžnou záležitostí, u nás je však zatím spíše ojedinělá. Nabízí se otázka, proč tomu tak vlastně je. O možnosti pracovat z domu se hovoří v posledních letech stále více, přesto to nějak výrazně nepociťujeme. Jedním z hlavních důvodů je právě absence potřebné infrastruktury.

Základním požadavkem je, aby měl zaměstnanec možnost pracovat ve stejném prostředí, jaké má na pracovišti – tedy alespoň s ohledem na informační technologie, tedy e-maily, intranetové stránky, sdílená úložiště, přístup k telefonu. Pak už zbývá pouze maličkost – naučit zaměstnance doma opravdu pracovat.

Tato možnost má spoustu výhod. Kromě úspory nemalých prostředků za pronájem kanceláří to může být vnímáno také jako vítaný benefit, případně alternativa pro rodiče na mateřské dovolené. V neposlední řadě – než aby chodil zaměstnanec do práce nemocný a nakazil zbytek kolektivu, je lepší, když zůstane pracovat doma.

Komunikace firmy s klienty a okolím
Součástí tématu komunikace je také venkovní prostředí, tedy klienti, potenciální zákazníci, široká veřejnost a média. Za tuto oblast zodpovídají marketingoví a PR pracovníci, a tak se budeme držet spíše technické stránky, respektive současných trendů.