Hlavní navigace

Cloudová správa tisku: Dostupné řešení pro SME

8. 9. 2022

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Tisk a skenování má stále své pevné místo mezi administrativními procesy ve většině společností všech typů a velikostí. Malé a střední podniky (SME), které nechtějí investovat do nákladnější IT infrastruktury, mohou nyní zabezpečení i plynulý chod tisku svěřit do rukou flexibilního cloudového řešení.

Digitalizaci navzdory obliba textu na papíru na popularitě ztrácí jen pomalu. Světový lídr zabývající se průzkumem trhu, společnost IDC, odhaduje, že v roce 2025 se bude celosvětově stále tisknout až 4,4 milionu stránek za minutu. K tiskárnám tak budou i nadále mířit zaměstnanci velkých korporací, ale i menších společností, ve kterých se zpracovávají dodací listy nebo různé účetní dokumenty.

Tisk pod kontrolou

Pokud chce mít společnost nad tiskem kontrolu, často správu tiskových úloh svěří do rukou tiskovému řešení. Tento software se postará o plynulý chod zpracování dokumentů na (multifunkčních) tiskárnách, zjednoduší jejich ovládání, tiskové úlohy zabezpečí a řádně zaúčtuje. Tiskové řešení nicméně často vyžaduje investici do tiskového serveru a bytelnější IT infrastruktury. SME tak mohou váhat, zda se jim do systému vyplatí investovat.

Ponechat tisk „napospas osudu“ však může vyjít firmu draho, ať už v podobě uniklých dat z nezabezpečených tiskáren nebo mnoha neefektivních člověkohodin, které uživatelé stráví zdlouhavým nastavováním např. skenovacích parametrů namísto jiné, produktivnější činnosti. Odpověď na nenákladné bezpečné a flexibilní zpracování dokumentů přinášejí (nejen) menším podnikům cloudové technologie.

Do cloudu!

Obliba cloudu stále strmě stoupá a není se čemu divit. Umožňuje totiž téměř kdekoliv „rozbalit“ svou digitální kancelář a začít spolupracovat s kolegy – stačí se jen připojit k internetu. Ostatní pracovní procesy následuje do digitálních mraků také správa tisku a s jejím přesunem do cloudu počítá stále více firem. Díky cloudové migraci jim odpadá část nákladů na tiskovou infrastrukturu a správu tisku si mohou předplatit jako službu.

Formou SaaS (software jako služba) funguje také chytrý asistent pro digitální pracoviště MyQ Roger. Jde o intuitivní aplikaci pro mobilní zařízení i ovládací panely tiskáren, která zajišťuje flexibilní tisk i skenování bez nutnosti podpůrné lokální infrastruktury. Běží 100% ve veřejném cloudu a využívá přímého propojení s cloudovými úložišti uživatelů. A jak tedy může cloudová práce s dokumenty v SME vypadat?

Mobilně a plynule 

Představte si menšího výrobce konzumního zboží s denní zavážkou. Back office odpoledne nachystá potřebné dokumenty jako např. dodací listy, které si ráno na tiskárně ve skladu vytiskne řidič nebo skladník. Řidič odjíždí a předává zboží zákazníkovi, jenž mu potvrdí převzetí na dodacím listu. Jeho kopii by si řidič běžně uschoval někam do desek a vše předal odpoledne v kanceláři. Teď ale může otevřít aplikaci MyQ Roger, jedním kliknutím spustit předem nastavenou skenovací akci, nasnímat dokument mobilem a uložit do konkrétní on-line složky, např. na firemní OneDrive. Odsud si ho rovnou vyzvedne účetní oddělení a zpracuje ho – na nový soubor je mohou upozornit automatické notifikace.

Při přebírání zboží pak může firma stejně tak pomocí MyQ Roger naskenovat fakturu od dodavatele. Aplikace je vybavena funkcí optického rozpoznávání znaků (OCR) a dokáže text převést do vyhledávatelé podoby. Účtárna si může fakturu vyzvednout z odpovídající cloudové složky, kam ji kolega, který zboží převzal, poslal naskenovanou, a informace z PDF jednoduše překopírovat do účetního systému. Do firemního cloudového úložiště mohou nasnímané papírové dokumenty (účtenky nebo potvrzené objednávky) odesílat i obchodní zástupci ze služební cesty. Výhodou je také možnost vyhledávání konkrétního výrazu, který je v naskenovaném souboru, v cloudovém úložišti nebo přímo v mobilní aplikaci.

Pokud si zaměstnanci přejí tisknout, dokumenty si připraví do tiskové fronty přímo v aplikaci MyQ Roger – třeba z Disku Google – a odešlou je na tiskárnu. Soubory můžou nechat vytisknout rovnou či si je bezpečně vyzvednout po přihlášení na panelu tiskárny skrze aplikaci. MyQ Roger si poradí i se soubory odeslanými z počítače, dokumenty z připojeného cloudového úložiště je navíc možné tisknout z panelu tiskárny.

Pro SME je rovněž benefitem integrace placených služeb jako Microsoft 365, ale i těch bezplatných jako Google Drive nebo Dropbox.

Pro různé výrobny, provozovny, ale i větší kanceláře představuje MyQ Roger zcela novou a pružnou cestu, jak zpracovávat dokumenty odkudkoliv.  Není třeba žádná infrastruktura ani pravidelná podpora IT odborníků. MyQ Roger běží zcela v cloudu a společnost platí jen příznivé měsíční předplatné za každou připojenou tiskárnu. Mobilní aplikace je zdarma, stejně tak není omezen počet uživatelů ani připojených zařízení.

Autor článku