ERP: Obvyklé chyby a jak se jich vyvarovat

1. Řízení neodpovídá podnikatelským potřebám

Pokud váš projekt ERP řídí oddělení IT, děláte to špatně. IT manažer může prosazovat upgrade ERP, protože současná verze už není dodavatelem podporovaná, nebo může chtít migraci na nabídku SaaS, protože to sníží investiční výdaje a ušetří to personál potřebný v oblasti monitoringu a údržby hardwaru ve vlastní infrastruktuře.

Projekt ERP by ale neměl být nikdy veden pouze technologickými experty. Měl by se vždy vést především z perspektivy potřeb vašeho podnikání.

Strategický cíl projektu ERP by měl představovat zejména pomoc v řízení inovací, které vytvářejí nové příležitosti příjmů pro společnost.

To znamená, že by se měli do procesu zapojit firemní lídři již od počátku procesu, aby  identifikovali problematické body, stanovili priority oblastí, kde lze zlepšit klíčové procesy, a vytvořili seznamy příslušných požadavků.

Přečtěte si také:

Microsoft to konečně vzdává s Windows 8. Tak jak už udělali všichni ostatní

Vedoucí pracovníci ze sféry IT nemusejí tato přání umět splnit všechna, ale určitě je mohou zohlednit v rámci práce na projektu ERP.

„Někdy dochází k omylu, že ERP je jen další projekt IT.To rozhodně není.Nejúspěšnější implementace mají tendenci být nedílnou součástí širších programů měnících firmu,“ popisuje Mark Vivian, výkonný ředitel společnosti Claremont, která je poskytovatelem podnikových spravovaných služeb (MSP, Managed Services Provider).

2. Fázi plánování se nevěnuje dostatek času

Hlavní chybou může být vzít neefektivní a složité firemní procesy a přesunout je na novou platformu, ať již ve vlastní infrastruktuře, nebo v cloudu. Projekt ERP je o změně – jde o optimalizaci, automatizaci a zefektivnění firemních procesů.

Jim Martindale, výkonný ředitel společnosti Navint specializující se na implementace ERP a CRM, prohlašuje, že organizace mají tuto příležitost využít a zanalyzovat komplexně svou firemní architekturu, přepracovat procesy a vytvořit bezproblémovou integraci počínaje zákazníky a konče nosnou firemní infrastrukturou.

Pište pro Computerworld

Máte dobré nápady, máte co říct? Chcete se podělit o své znalosti se čtenáři Computerworldu?

Je tu ideální příležitost. V redakci neustále hledáme externí autory, kteří rozšíří náš záběr. Nabízíme možnost publikací zajímavých článků nejen na webu, ale také v našem tištěném magazínu.

Pokud máte zájem, ozvěte se šéfredaktorovi na e-mail: radan.dolejs@iinfo.cz

Nový systém ERP může ovlivnit způsob fungování souvisejících procesů a organizace to potřebují všechno vědět dopředu. Nechcete přece dokončit projekt ERP a následně řešit stížnosti firemních uživatelů, že všechno vypadá jinak, že jsou data prezentovaná matoucím způsobem a že došlo ke snížení produktivity.

3. Fázi plánování se věnuje příliš mnoho času

„Rychle, ne dokonale,“ je přístup, který analytička Liz Herbert z analytické a konzultační  společnosti Forrester doporučuje organizacím zvažujícím projekt ERP. Podle svých slov už viděla společnosti, které vytvářely seznam všech vlastností a funkcí, jež budou potřebovat, a trávily tak příliš mnoho času hledáním řešení, které splňuje všechny nároky.

Plánování je důležité, ale ještě důležitější je si uvědomovat, že se podmínky rychle mění a nelze naplánovat všechno předem. Nepřežeňte fázi plánování do té míry, že by výsledkem bylo potlačování pokroku.

Pokud fáze plánování trvá příliš dlouho, bude společnost ztrácet všechny příležitosti a výhody, které může upgrade ERP přinášet, zatímco konkurenti budou výhody získávat, dodává Herbert.

4. Nevyužití přístupu „nejlepší svého druhu“

Při zadávání požadavků výběrového řízení pro nový systém ERP je vysoce pravděpodobné, že bude každý dodavatel prohlašovat, že má moduly pro téměř každou myslitelnou funkci.

To může vést k pokušení zvažovat náhradu existujících jednoúčelových produktů, které mohou odvádět skvělou práci. Nebo když třeba dodavatel ERP prohlašuje, že jejich systém dokáže vykonávat i funkce CRM, může vznikat pokušení nahradit současný ověřený software pro CRM s cílem ušetřit peníze pomocí konsolidace.

Přečtěte si také:

Jak se připojit k českému superpočítači?

To by byla chyba, upozorňuje Michael Larner, hlavní analytik ve společnosti ABI Research. Každá platforma ERP totiž má silné a slabé stránky, pokud jde o jednotlivé moduly. Dejte si pozor na prodejce, kteří se snaží mít všechno pro každého, varuje.

Nebezpečí spočívá v tom, že nové moduly ERP nemusejí nabízet veškerou funkcionalitu, kterou potřebujete.

„Existuje důvod, proč lidé kupují specializované nástroje,“ připomíná Larner, který doporučuje, aby si organizace udělaly důkladnou analýzu jednotlivých funkcí toho, co dodavatel nabízí, a zvolily přístup používání nejlepších produktů daného druhu.

5. Absence komplexní strategie pro data

„Projekt ERP je závislý na datech,“ upozorňuje Martindale ze společnosti Navint. Aby byl úspěšný, musí organizace  důkladně posoudit, jak jsou uchované starší údaje, jak lze data agregovat, odemknout a připojit do nového systému ERP.

Organizace také musejí naplánovat způsob integrace dat z ERP, CRM a dalších systémů, aby byl příslušným pracovníkům k dispozici úplný přehled o firemních procesech.

Data také hrají klíčovou roli ve fázi testování a implementace, připomíná Martindale. Platí zde staré známé pořekadlo, že ze smetí je zase jenom smetí. Organizace potřebují svá data vyčistit a racionalizovat, aby bylo možné použít pro testování, ladění a optimalizaci systému reálná pracovní data.

„Lidé vnímají ERP jako data v černé skříňce.Nepřemýšlejí o tom, jak tato data použít k rozvoji firmy,“ popisuje Adam Crigger, prezident společnosti Preferred Strategies.

Nejde však jen o obsah dat, ale také o formát, v jakém se tato data prezentují zaměstnancům. Organizace musejí přemýšlet o způsobech, jak lze data transformovat do snadno konzumovatelných formátů pomocí technologií vizualizace a BI (Business Intelligence).

6. Příliš slibné výsledky z analýzy dat

Jedním z nejdůležitějších přínosů upgradu ERP je schopnost analyzovat data pomocí systémů strojového učení a umělé inteligence, aby se získaly převratné firemní poznatky. Umělá inteligence nabízí přehnané sliby již roky a organizace by měly mít jasnou představu, co jim AI může nabídnout, a co už nikoli.

Larner ze společnosti ABI upozorňuje, že systémy strojového učení jsou dobré při zpracování přírůstkových změn v provozním prostředí, ale nejsou příliš užitečné při velké změně, jako je například narušení dodavatelského řetězce, což často nastávalo na počátku pandemie.

Larner doporučuje, aby společnosti v některých odvětvích pokročily za hranici možností strojového učení a prozkoumaly technologii takzvaných digitálních dvojčat, která organizacím umožňuje provádět cvičení a simulace typu co– když a může nabídnout alternativní řešení v případě události s velkým dopadem na firmu.

7. Nevytvoření strategie pro cloud

Není pochyb, že cloud představuje budoucnost ERP, takže cyklus upgradu tohoto softwaru je ideálním okamžikem ke zvážení migrace do cloudu a přesunu konkrétních funkcí do prostředí služeb SaaS.

„Vzhledem k výhodám cloudové technologie by byla chyba neuvážit možnost přechodu z vlastní infrastruktury či z vyhrazeného hostingu na infrastrukturu veřejného cloudu či více specializovaného komunitního cloudu.To je trend, který pozorujeme v posledních letech,“ popisuje Vivian ze společnosti Claremont.

Tento přechod podle něj splňuje strategii ‚nejprve cloud‘ a umožňuje osvojitelům využívat potenciální výhody flexibility, bezpečnosti, výkonu a snížení nákladů, které to může přinést.

Prosté nezměněné přesunutí zastaralých aplikací do cloudu však představuje promarněnou příležitost, zejména v současné epoše využívání hybridních cloudových prostředí, kde firemní procesy pravděpodobně poběží všude.

Firmy musejí zajistit inventarizaci svých aplikací a určit, jaké aplikace by se měly refaktorovat a přepsat pro cloud, jaké jsou vhodné pro SaaS a které by naopak měly zůstat ve vlastní infrastruktuře, ať už z důvodu bezpečnosti, předpisů či jiných příčin.

8. Nestanovení oblastí, které vyžadují přizpůsobení

Jasný trend v oblasti ERP směřuje spíše ke standardizaci než k přizpůsobení, popisuje Crigger ze společnosti Preferred Strategies. Pokud organizace dokáže dosáhnout 80% standardizace,  stále zbývá 20 % firemních procesů, které je nutné přizpůsobit.

V takový okamžik si společnost musí vybrat, zda se vydá bolestivou cestou přizpůsobení, nebo jestli odpovídající proces změní. Tyto typy případů, kdy je nutné rozhodnout, je potřeba identifikovat a vyřešit je.

Martindale o tom mluví jako o problému se zaplněním mezer. Říká, že mezi sliby dodavatelů a potřebami organizací budou vždy nezaplněné mezery. Pochopení těchto mezer umožňuje firmám informovaně se rozhodovat v oblasti nákupů a předcházet zklamáním.

Doporučuje, aby první volbou byla změna firemního procesu, tak aby nebylo nutné přikročit k přizpůsobení, je-li to vůbec možné.

9. Zanedbávání koncového uživatele

Je důležité zapojit firemní lídry do procesu plánování, ale stejně tak je významné udržovat povědomí všech zúčastněných pracovníků o faktu, že se pracuje na upgradu ERP a že to může ovlivnit způsob jejich práce.

Nikdy si nebudete přát situaci, kdy na začátku fáze nasazení IT manažeři vysvětlují zavedení koncovým uživatelům a někdo se zeptá: „A proč to vlastně děláme?“ „Proč se musím učit celý nový systém.“ „Bude mne to zpomalovat a ztěžovat mi to život?“

Více než prosté udržení koncových uživatelů v obraze je projekt ERP příležitostí k transformaci způsobů, jak zaměstnanci firemní procesy zažívají a interagují s nimi, popisuje Herbert z Forresteru.

Představte si, o kolik více bude pracovník nadšen, nebo jinak řečeno, jak velký rozsah potenciálního odporu lze omezit, pokud projekt ERP také obsahuje příležitosti pro zaměstnance, aby mohli rozvíjet své vlastní pracovní postupy a procesy.

Přečtěte si také:

Nenechte se zaskočit: Trendy, které brzy ovládnou kyberbezpečnost

Nebo pokud to lze, jako součást nového systému používejte brýle pro rozšířenou realitu a virtuální realitu a vytvořte si hands-free rozhraní. Nebo využívejte mluvené příkazy spíše než jejich zapisování.

Herbert tvrdí, že „existuje mnoho nových rozhraní, která lze vytvořit“, ale organizace by je neměly zavádět nepromyšleně.

10. Nedostatečný rozpočet pro projekt

Stejně jako u kteréhokoli jiného IT projektu bude i ERP pravděpodobně stát více, než byl původní rozpočet. Organizace by měly zajistit, aby se vyčlenil dostatek financí na upgrade a aby se připravily na pravděpodobný scénář, že si oddělení IT řekne o prostředky navíc.

Například společnosti často podceňují celkové náklady na migraci do cloudu, protože ne vždy zohlední zvýšené náklady na konektivitu a neočekávané náklady na přesun dat tam a zpět mezi cloudem a firemním datovým centrem.

Pak zde ještě existují náklady na školení a personální problémy spojené s významným upgradem ERP. Mnoho společností si třeba uvědomí, že nemají interní schopnosti pro zvládnutí velkého projektu ERP, a obrátí se na nezávislou firmu nabízející služby IT, aby jim pomohla naplánovat a implementovat nový systém.

V mnoha případech ale takový vztah zůstane natrvalo a poskytovatel služeb IT se začne starat o monitoring a údržbu funkcí, což vytváří další, přetrvávající náklady.