Google Apps: Firemní dokumenty vždy dostupné v aktuální verzi

Zároveň jsou součástí Disku Google i Dokumenty Google, do kterých je možné importovat obsah z běžných textových, tabulkových a prezentačních souborů a dále s nimi pracovat. Každý uživatel má k dispozici 5 GB volného prostoru pro své soubory, přitom se do této kvóty nezapočítávají Dokumenty Google. V případě potřeby lze volný prostor rozšířit až na neuvěřitelných 16 000 GB pro jednoho uživatele.

Kromě prostoru pro firemní data však tato aplikace nabízí i celou řadu dalších praktických nástrojů. Funkce optického rozeznávání znaků umožňuje do Dokumentů Google importovat upravitelný text ze souborů PDF nebo z obrázků. Stejně tak je možné v případě potřeby dokument stáhnout v  některém z běžně využívaných formátů textových či tabulkových editorů, nebo jej exportovat do PDF na pevný disk. V rámci aplikace jsou k dispozici i výkonné nástroje pro analýzu dat, jakými jsou kontingenční tabulky, filtry a další.

Tak jako u každého souborového úložiště můžete v Disku Google organizovat soubory do složek. Na rozdíl od běžného souborového systému ale Disk Google umožňuje zařazení souboru do libovolného množství složek.  Toto řešení umožňuje vytvořit komplexnější strukturu dokumentů.

Uložené soubory nebo dokumenty může upravovat i několik uživatelů najednou, což velmi usnadní práci v případě blížícího se termínu dokončení. Díky historií verzí máte vy i každý další uživatel přehled o změnách, které v dokumentu provedli vaši spolupracovníci, a tím pádem i možnost vrátit se k jeho předchozí verzi. Dalším nástrojem k usnadnění práce je výkonné vyhledávání, jež umožňuje procházet uživatelem vytvořené dokumenty i soubory, které s ním sdílejí další uživatelé. Vyhledávat lze podle filtrů a klíčových slov, a to dokonce i v naskenovaných dokumentech či obrázcích.

Disk Google nativně podporuje více než třicet formátů souborů. V praxi to znamená možnost okamžitého otevření dokumentu v prohlížeči, bez potřeby licence daného produktu. Jako u všech Google Apps, i v případě aplikace Disk Google je samozřejmostí důraz na bezpečnost uložených souborů a dokumentů. Každý uživatel si může například přesně nastavit možnosti sdílení, díky kterým budou moci jeho práci vidět a upravovat jen vybrané osoby.

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu? Využijte služby Google Apps s podporou Ness Technologies!

Autor Jakub Truschka