Hlavní navigace

Jak najít a vybrat vhodný mzdový systém pro firmy

21. 2. 2023

Sdílet

 Autor: Unsplash.com
Mzdové systémy slouží kromě zpracování mezd zaměstnanců také k celkovému vedení personální agendy. Neexistuje přitom univerzální řešení, které sedne všem firmám. Před výběrem promyslete své požadavky, vyzkoušejte verzi zdarma a ověřte si kvalitu zákaznické podpory u jednotlivých dodavatelů.

Pro menší firmy je samostatný mzdový systém příliš robustní, protože nevyužijí všechny jeho funkce. Společnosti do 50 zaměstnanců si proto pořizují mzdové moduly, o které rozšíří svůj účetní program nebo ERP systém. Obsahují základní funkce jako:

  • zpracování mezd,

  • evidenci pracovní doby,

  • evidenci údajů o zaměstnancích,

  • rozúčtování mzdových nákladů na pracoviště 

  • nebo plánování náboru, školení a lékařských prohlídek. 

Samostatný mzdový a personální systém využijí až větší firmy, které mají alespoň 50 zaměstnanců a vlastní HR oddělení. Kromě mzdových účetních totiž program obsahuje funkce především pro personalisty. 

Při výběru mzdového systému si ujasněte:

  • jaké funkce potřebujete,

  • kolik lidí na jakých pozicích bude v programu pracovat,

  • co očekáváte od uživatelského prostředí,

  • požadavky na podporu a servis,

  • cenové nároky.

Požadavky na funkce

Sepište si seznam funkcí, které od programu vyžadujete – na obchodní schůzce s potenciálním dodavatelem pak proberte, jak v programu fungují v praxi. Také předem promyslete, kolik účetních či personalistů bude mzdový systém využívat – u některých programů se cena odvíjí podle počtu licencí. Také zjistěte, jak snadno lze dokoupit další licence, pokud váš HR tým poroste.

Jak se v programu pracuje

Mzdový program by měl být přehledný, aby se v něm kolegové rychle zorientovali a nemuseli číst dvacetistránkové manuály. Ideálně si dopředu stáhněte nebo vyžádejte bezplatnou demoverzi, kterou si vaši kolegové vyzkouší. 

Mzdový program v bezplatné verzi si obvykle rychle stáhnete z webu dodavatele. Mezi menšími firmami je například oblíbený účetní program Money S3, který obsahuje mzdový modul.

Předem si také zjistěte, zda půjde program propojit s dalšími nástroji, které ve firmě používáte. Třeba kalendář, CRM nebo samostatná kniha jízd. 

Podpora a servis

Při výběru si u dodavatele ověřte kvalitu a podmínky zákaznického servisu. Základní podpora zdarma bývá standardem, řešení závažnějších servisních úkonů je často za příplatek. Potřebujete mít jistotu, že například v případě problému při zpracování mezd vám zákaznická podpora rychle pomůže a zaměstnanci nebudou muset na výplatu čekat.

Součástí kvalitního servisu jsou i pravidelné aktualizace programu. Výrobci program rozšiřují a modernizují na základě zpětné vazby uživatelů i nové legislativy. Legislativní změny jsou u mzdového systému klíčové – například změnu minimální mzdy musí dodavatel do programu s předstihem propsat.

soutez_casestudy

Cena

Počítejte, že kromě ceny za samotný program si během jeho používání připlatíte za:


  • podporu a aktualizaci softwaru (obvykle ji platíte ročně),

  • množství funkcí nebo modulů, které můžete potřebovat v budoucnu,

  • rozšíření počtu licencí.


Před pořízením mzdového systému proto promyslete všechny požadavky a zohledněte i budoucí plány. 

Byl pro vás článek přínosný?

Autor článku