Jak prodloužit ruce projektového manažera

Softwarové nástroje určené pro řízení projektů pomáhají řešit problémy spojené s výběrem vhodných projektů k realizaci a umožňují jejich uskutečnění v co nejvhodnější době. Zároveň pomáhají sladit lidské zdroje, vymezit potřebnou dobu a zefektivnit čerpání peněz tak, aby tyto kapacity co nejúsporněji pokryly poptávku spojenou s vykonáním daného projektu. Navíc umožňují projektovým manažerům získat a udržovat přehled o stavu projektu a dílčích termínech, proaktivně řešit mimořádné události a požadavky na změny zadání.

Mezi specializovaným softwarem pro řízení projektů najdeme jak univerzální balíky se zaměřením na realizaci podnikových procesů a vývoj produktů a služeb, tak úžeji zaměřené nástroje určené především pro softwarové vývojáře (Atlassian JIRA) nebo konstrukční oddělení (Elaine MC). Většina nástrojů je přitom určena pro firmy všech velikostí.

Kromě produktů nabízených za úplatu lze využít i několik produktů pro řízení projektů typu open source. Za všechny jmenujme aspoň tři nejznámější – dotProject, Open Workbench a Project.net.
Do tabulky jsme zařadili i některé ERP systémy nabízené v České republice, které disponují moduly pro řízení projektů. Až na Orsoft, jehož základní verze je bezplatná, jde i zde o komerčně nabízené produkty.

Prostředí ERP systémů je mimořádně vhodné pro realizaci projektového řízení. Projekt není odtržen od reality, naopak provázání s ostatními moduly ERP (data management, business intelligence) poskytuje řešitelům další nástroje a umožňuje průběžně sledovat reálné finanční ukazatele, vyhodnocovat výsledky práce na projektu a srovnávat reálná čísla s původním plánem.
Projektové moduly většiny uvedených ERP systémů jsou mimořádně dobře vybaveny potřebnou funkcionalitou; tam, kde některé moduly chybějí, jsou k dispozici doplňky za příplatek. Čeština je u všech těchto produktů samozřejmostí.

Projekty agilní i sociální
Mezi hlavní trendy poslední doby na poli řízení projektů patří agilní metody projektování, využívání sociálních nástrojů a analytika. Těmto trendům se rychle přizpůsobují i softwarové balíky pro řízení projektů, jak je patrné i z uvedené tabulky.

Agilní projektování není jen vývojářským konceptem. Jde o přístup, který by se měl při řízení projektů využívat každodenně. Agilní metody usnadňují komunikaci mezi zadavateli a zpracovateli projektu a zprostředkovávají lepší pohled na to, jak se projekt v každé fázi vyvíjí a je řízen. Prostředky agilního projektování umožňují získávání zpětné vazby od zadavatelů a vtahují je do rozhodovacího procesu a celkového postupu prací.

Řídit projekt agilně také znamená větší flexibilitu při změnách vyplývajících z vyvíjejících se potřeb zadavatelů, lepší kvalitu díky možnosti testovat výsledné řešení nebo produkt během celého vývojového procesu a v neposlední řadě i úsporu času.

Propojení se sociálními sítěmi a dalšími prostředky usnadňujícími komunikaci v rámci projektu, organizace i celého oboru umožňuje projektovým manažerům přístup k informacím o konkurenci, zákaznících, průzkumech a závěrech analytiků trhu i názorech oborových odborníků. Kromě toho tyto nástroje usnadňují komunikaci mezi jednotlivými členy globálních týmů, kteří jsou rozeseti po celém světě.

Pravděpodobně nejdůležitější otázkou, kterou si může projektový manažer položit, je: Jak mohu vizualizovat a sledovat postup svého projektu kupředu? Díky analytickým funkcím nástrojů pro řízení projektů mohou projektoví manažeři odpovídat na dotazy vrcholového managementu týkající se vztahů mezi inovacemi, postupem prací na projektu a požadavky zákazníků i na otázky zaměřené na náklady, plánování kapacit, zdrojů a termínů uvedení výsledků projektu do provozu nebo na trh.