dms

Všechny firemní dokumenty, ať už ty písemné, nebo elektronické, mají svůj životní cyklus, a občas i tak trochu žijí svým vlastním životem. Někdo pomůže dokumentu na svět, jiný ho upravuje, pak přichází kolečko připomínkování, až dokument dozraje ke svému schválení nebo zaslání adresátovi. Papírový dokument se následně ocitá v archivu, a když se čas nachýlí, ukončí jeho putování skartovačka. Chcete-li mít v konkrétní moment po ruce aktuální verzi, stojí to značné úsilí a nemálo drahocenného času. Ani u elektronických dokumentů to často není o moc jednodušší, jen nehledáte v archivu fyzickém, ale v elektronické složce.

I když se firmy obvykle snaží snížit počet vytištěných dokumentů, k bezpapírové kanceláři mají ještě daleko. Tisk přitom nepředstavuje jen ekonomickou, ale v dnešní době stále častěji akcentovanou ekologickou zátěž. Eliminovat ji lze jednak volbou tiskových zařízení podporujících ekologický tisk, jednak nasazením DMS řešení pro správu dokumentů, které umožňuje řadu dokumentů procesovat výhradně v elektronické podobě.

V dnešní době se řada společností potýká se vzrůstajícím množstvím dokumentů. Proto většina z nich volí cestu využití systémů pro jejich správu.

Vždy je třeba hledat úspory a snížení nákladů spolu se zvýšením efektivity práce, jedním z efektivních řešení je správa dokumentů s řízenou dokumentací eDoCat.

Každý asi zná zdlouhavé a otravné hledání nabídky, smlouvy nebo jakéhokoli jiného dokumentu.